Les 8 points essentiels pour bien préparer votre inspection ASN

Une inspection de l’ASN (Autorité de Sûreté Nucléaire) dans votre service suscite généralement de l’inquiétude… souvent à tort ! Dans un monde idéal vous n’auriez besoin de rien faire. En pratique, nous savons comme vous que l’inspection ASN est souvent l’occasion de faire un point d’ensemble. Voici quelques conseils simples qui vous permettront de vous préparer sereinement.

Quelques rappels de base

Conformité à la règlementation

L’objectif de l’inspection est de vérifier si le fonctionnement de votre service respecte bien les obligations règlementaires. Les inspecteurs de l’ASN respectent pour cela un cadre précis : ils ne sont pas là pour juger de la qualité de votre travail ! Il n’y a donc aucun jugement de valeur sur les compétences des professionnels, PCR ou médecins.

Les étapes de l’inspection

Les inspections programmées suivent toujours le même déroulé :

• Une lettre de convocation : elle indique qui seront les inspecteurs, le thème de l’inspection, les personnes concernées, et liste les documents qui vous seront demandés.
• Une visite du service : les inspecteurs se déplacent dans votre service sur un ou deux jours selon le thème. L’inspection suit un déroulé, et comprend une réunion d’ouverture, une étude de la base documentaire et une visite des installations avec entretiens. Une réunion de rendu est organisée à la fin de l’inspection “à chaud”.
• Une lettre de suite : Elle vous est envoyée quelques semaines après l’inspection. Elle recense les écarts relevés, chaque écart étant lié à une référence règlementaire opposable.

Les 8 points essentiels

1. Définir 1 interlocuteur privilégié

Lors de la préparation de la visite, définissez un interlocuteur privilégié (il s’agit souvent de la PCR). Cette personne sera responsable de l’organisation, et regroupera tous les documents nécessaires. Elle animera la journée lors des échanges avec les inspecteurs. Elle devra gérer cette phase de préparation à la manière d’un projet en posant des jalons par thématique.

2. Relire les dernières lettres de suites

Le meilleur moyen de préparer une inspection est de savoir d’où on part. Rien de plus désagréable de revoir les mêmes écarts que ceux mis en avant lors des inspections précédentes, surtout lorsque des actions correctives ont été demandées. Parfois, des points simples restent à régler mais sont “passés à la trappe”. C’est le moment de les corriger !

3. Réaliser un audit d’autoévaluation

L’ASN met à disposition une grille d’autoévaluation d’un service. Celui-ci permet de réaliser une première cartographie de votre organisation. Il liste les différents documents réglementaires à présenter lors de l’inspection.

4. S’assurer de la disponibilité des personnes le jour de l’inspection

Le jour de l’inspection ASN, il est indispensable que participent : le PCR, le chef d’établissement ou son représentant, médecins, cadre des services concernés, déclarant ou titulaire de l’autorisation, physicien médical (selon l’activité inspectée). Néanmoins en fonction des thèmes de l’inspection, les inspecteurs peuvent souhaiter rencontrer d’autres personnes resources : médecin du travail, secrétaire du CHSCT, président de CME, ingénieur biomédical, responsable qualité. Informez toutes ces personnes le plus vite possible de l’organisation de ce rendez-vous, et assurez-vous de leur disponibilité. Expliquez-leur en quelques mots pourquoi il est important qu’ils ou elles soient présent(e)s. 

5. Mettre à jour vos documents

Une inspection ASN est une occasion de mettre à jour les documents de référence réglementaire :

• Effectif : listing des effectifs, formation radioprotection…
• POPM : nom des interlocuteurs, parc machine en particulier peuvent nécessiter une mise à jour. Attention, rappelez-vous, le POPM doit être signé par le chef d’établissement !
• Plan de gestion des déchets
• Evaluation individuelle d’exposition au rayonnement ionisant (EIERI)
• Evaluation des risques (zonage)
• Plan de prévention des risques
• …

Pensez à les avoir avec vous le jour de l’inspection, sous un format aisément consultable.

6. Réaliser des échanges de préparation

Contactez les personnes ressources de l’établissement afin de, soit relever les écarts décelés à l’audit, soit anticiper les réponses à donner aux inspecteurs, si les écarts ne peuvent être relevés avant l’inspection. Préparez des plans d’actions réalistes à présenter aux inspecteurs.

7. Avertir vos collègues dans le service et vérifiez le planning des activités

Les inspecteurs souhaiteront s’entretenir avec des membres de l’équipe. Ce jour là, favorisez les examens simples qui permettent une gestion autonome du planning par l’équipe, afin de libérer du temps aux agents et aux médecins pour qu’ils puissent répondre aux sollicitudes éventuelles des inspecteurs.

8. Miser sur un accueil de qualité le jour de l’inspection ASN

Évidemment, il ne s’agit pas de tout miser sur la sympathie ! Cependant, les journées d’inspection ASN sont souvent denses et fatigantes pour tout le monde, aussi s’assurer d’une organisation fluide et d’un environnement propice aux échanges facilitera la vie de tout le monde !

Prévoyez une salle de réunion en capacité de recevoir le nombre de personnes présentes, avec à disposition l’ensemble des documents demandés dans la lettre de convocation. Evitez les salles où la circulation est fréquente (salle de pause) ou encore un bureau souvent trop exigu. Installez les outils nécessaires aux échanges (videoprojecteur, ordinateur…).

Enfin, pensez à des ravitaillements (eau, café, collations…) et anticipez le déjeuner (révenir le réfectoire ou réserver une table pour un plat du jour ou faites livrer le repas dans la salle).

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