Esprimed et le COVID-19 ; comment nous organisons le télétravail ; nos recommandations

esprimed est une entreprise largement délocalisée dont l’activité repose depuis longtemps sur le télétravail ; cela fait partie de nos valeurs, qui reposent sur la confiance, la liberté et l’autonomie. Dans ce contexte épidémique, cela nous permet, au maximum de rester présent à vos côtés. Comme nous avons une longue expérience du sujet, nous avons décidé de vous partager nos recommandations en terme d’outils pour vous aider à faire face dans ce contexte très difficile pour toutes et tous – n’hésitez pas à nous faire part de vos propositions !

Info importante, ces conseils sont non-sponsorisés et n’engagent que nous !

J Coulot

La manière donc nous abordons le télétravail c’est que chacun doit disposer des mêmes outils de “production” et d’échange d’information qu’il soit au bureau ou chez lui.

Communiquer en temps réel et de manière informelle même en télétravail : Slack

Pour communiquer en temps réel, nous utilisons Slack

Les principaux intérêts :

1. Communiquer de manière globale et informelle en mode “chat”
2. Des chaînes thématiques pour classer les discussions par sujet
3. La possibilité d’envoyer des messages en mode “privé”

Notre conseil

L’afflux de notifications peut faire perdre beaucoup de temps : la consigne est donc de les limiter (c’est vrai pour toutes vos applications en mobilité, au risque de vous voir submerger) !

L‘avantage clé

Permettre de mettre de l’informel dans les communications groupées, garder un contact plus humain et réserver l’email aux éléments plus “corporate”.

Faire des réunions en télétravail : Zoom vidéoconférence

Vous n’aimez pas les réunions ? Vous n’êtes pas les seuls. Bien menées, elles sont cependant indispensables pour assurer une bonne coordination des actions. En télétravail, il est possible de se réunir, partager des idées et avoir des retours en utilisant la vidéoconférence. Nous utilisons  Zoom Video Communications.

Intérêts

• Simplicité : pas de compte à créer chacun peut rejoindre grâce à un lien ou un numéro de téléphone ;
• Grosse capacité d’auditoire pour un faible coût ;
• Possibilité d’enregistrer les présentation et de partager l’écran de chaque membre de la réunion ;
• Excellent son (vous n’avez pas toujours besoin de vidéo) y compris avec un réseau “moyen”.

Notre conseil

N’hésitez pas à vous mettre “en muet” au début des réunions et lever la main (virtuellement, il y a un outil pour ça) pour ne pas générer de bruit de fond.

Avantage clé

Permettre des réunions spontanées et rapides, même en télétravail, comme d’autres prévues depuis longtemps pour maintenir le lien avec nos clients et entre nous. Durant cette période, nous l’utilisons aussi pour réaliser des formations (en limitant la durée). Dernier point, Zoom fonctionne sur votre mac, PC, ainsi que sur votre smartphone.

Gérer ses projets en télétravail comme au bureau : Wrike

La gestion de projet est un élément clé de notre organisation (plus d’information très bientôt sur comment nous utilisons la gestion de projet en physique médicale). Les outils fourmillent sur le marché (par exemple ici, ici, ou là) et en ces temps de confinement ils s’avèrent cruciaux !

Nous avons choisi Wrike comme un moyen de piloter tous les projets qui vont être menés pendant l’année. Et ce même depuis chez nous !

Intérêts

• Visualisation des tâches à plus ou moins longue distance en fonction de vos souhaits ;
• Regroupement par domaine d’activité, puis en projets et sous projets ;
• Inclusion de documents directement à l’intérieur des tâches pour faciliter la collaboration en temps réel ;
• Interfaçage possible avec beaucoup d’autres outils de productivité.

Notre conseil

Prenez le temps d’explorer toutes les fonctionnalités, elles sont nombreuses et keep it simple dans la description de vos projets ! On vous conseille de vous former à la gestion de projet avant tout !

Avantage clé

Structurer son activité en fonction des délais, des livrables et échanger en suppriment presque tous les emails inutiles (OK, Vu, Merci…)

En conclusion

On parle beaucoup de transition numérique. Ces exemples simples montrent à quel point les outils numériques permettent d’organiser une activité simplement, en toute sécurité, en étant agile. Les outils sont nombreux (on n’a pas tout mis ici, on vous donnera plus d’éléments bientôt) et il faut donc passer du temps à étudier les différentes solutions pour trouver celle qui vous correspond le plus : et c’est clairement un investissement !

Et vous quels sont vos trucs et astuces, vos outils privilégiés ?

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