Comment notre vision métier et la numérisation nous permettent de continuer notre activité de physique médicale durant la crise du coronavirus
Face au coronavirus, la France vit confinée depuis début mars, et tout porte à croire que cela va durer encore longtemps. C’est un énorme défi sanitaire, économique, et une immense menace pour les PME françaises. Elles sont contraintes de revoir leur organisation et leur modèle d’affaire pour faire face au confinement. Esprimed n’y fait pas exception. Singulièrement cependant, certaines de nos missions ne sont presque pas impactées. C’est le cas de nos prestations de physique médicale (démarche d’optimisation de la radioprotection patient). Notre vision du métier, notre culture et organisation d’entreprise, et le recours massif aux outils numériques l’expliquent largement. J’ai trouvé intéressant de vous l’expliquer ci-dessous.
La physique médicale par esprimed : un travail de gestion de projet
Chez esprimed, nous défendons depuis plus de dix ans l’idée que la physique médicale n’est pas (uniquement) un travail technique. C’est une démarche collective d’amélioration continue qui consiste à s’autoévaluer en permanence. Elle repose sur la définition, d’objectifs de longs terme et sur une relation de confiance.
Une organisation par objectif sur le long terme
Améliorer la radioprotection du patient ne se fait pas en un jour. La dose délivrée dépend en effet de l’équipement, du type d’examen pratiqué de l’environnement technologique et sanitaire, des besoins des médecins, des habitudes de travail… Réussir sa démarche d’optimisation, c’est donc un travail de long terme qui intègre de nombreux acteurs. Les objectifs sont donc fixés sur une année, et sont déclinés selon un plan de travail et des actions programmées longtemps en avance.
Conséquence : un évènement soudain comme la crise que nous connaissons a peu d’impact sur le déroulement d’une démarche qui se conçoit sur le long terme.
Une relation de confiance avec les référents terrain.
Par définition, cette stratégie de travail via une gestion de projet rigoureuse (j’y reviens plus loin) et un objectif commun nécessite de construire patiemment une relation de confiance avec nos référents terrain. Rien ne peut se faire sans eux. Pas de solution miracle, mais quelques règles de bon sens nous animent :
- Pas de fausse promesse : non, pas possible d’optimiser 35 protocoles TDM pour demain soir
- L’écoute de vos besoins : oui, parfois on souhaiterait partir sur d’autres objectifs… mais c’est vous qui décidez des priorités
- Le respect de l’expertise des professionnels : on ne sait pas tout (ça vous étonne ?)
- La transparence : personne n’est parfait. Alors oui, parfois des retards et de temps en temps des ratés. On le reconnaît volontiers et on travaille dur pour que cela ne se reproduise jamais. Mais on ne met pas la poussière sous le tapis.
Conséquence : on se fait confiance et on peut continuer à avancer quand la situation se tend (stress, manque de temps et de disponibilités..) .
Liberté et autonomie
Une culture d’entreprise, se construit autour de valeurs, portées par ses fondateurs et sa direction, mais qui grandit et évolue avec son équipe. Pour esprimed, la confiance, la flexibilité sont centrales.
Confiance
On en parle peu, et pourtant la notion de confiance est centrale chez nous. Pas d’obsession du contrôle, “pas de pointeuse”. Il est toujours possible d’échanger librement et facilement avec son manager direct, dans une organisation plutôt horizontale.
Conséquence : pas de reporting à outrance, et une grande liberté pour articuler sa vie personnelle et professionnelle. C’est important au quotidien, c’est crucial en temps de confinement.
Télétravail
Une relation de confiance entretenue dans une équipe décentralisée, c’est évidemment une grande liberté dans l’organisation du télétravail. À la maison, au bureau, chacun est libre chez nous d’organiser son travail comme il l’entend. Sans oublier bien évidemment le droit à la déconnection.
Conséquence : Adaptation au confinement = zéro effort pour nos équipes, à l’exception notable des parents qui s’occupent de leurs enfants, et qui doivent aménager leurs habitudes (avec beaucoup de courage il faut le souligner).
Les outils numériques
Un grand niveau d’autonomie demande bien évidemment un outil de travail au niveau. Notre organisation repose donc sur des outils numériques collaboratifs, dont vous avons parlé ici. On vous les décrit ci-dessous.
Gestion de projet et traçabilité en ligne
La description des projets d’optimisation et leur traçabilité sont assurés via le logiciel Wrike. Etapes clés, jalons, livrables sont détaillés, partagés et archivés en temps réel avec l’ensemble de nos partenaires des services d’imagerie. Chaque client dispose d’un accès individuel et sécurisé à son dossier Wrike.
Conséquence indirecte : une réduction drastique des emails et des échanges plus rapides et moins formels pour plus d’efficacité.
Le maintien du contact : la visioconférence
Évidemment, habituellement, la démarche d’optimisation ne se fait pas uniquement à distance. Des réunions jalons permettent de faire des points d’étape, d’échanger de manière plus ou moins formelle selon les points abordés, bref, de mettre de l’humain dans tous ces éléments techniques. Durant cette période de distanciation sociale, nous avons choisi, à l’instar de beaucoup, de généraliser la visioconférence, que nous utilisons depuis plusieurs années.
Conséquence : des réunions de travail plus courtes mais souvent plus efficaces (on est plus “focus”) et… un bilan carbone imparable, qui nous donne envie de pérenniser ce mode de fonctionnement. On veut bien votre avis à ce sujet !
Tout n’est pas si facile..
Des écueils persistent pour une organisation 100% efficace
Evidemment, la crise sanitaire sans précédent en cours a tout de même des conséquences. Les équipes dans les services sont parfois réduites, et les services d’imagerie font face à l’afflux de scanner “COVID”. Nous sommes donc contraints, localement, à revoir nos objectifs… où à en créer d’autres. Nous travaillons par exemple à l’analyse dosimétrique et à l’optimisation des scanners réalisés dans le cadre du diagnostic du COVID-19. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information via le formulaire.
En conclusion
Certains modèles économiques sont clairement plus résistants aux temps durs que nous traversons. Les périls climatiques qui nous guettent ne seront pas moins graves. Il faudra que nos organisations se préparent à être toujours plus flexibles et réactives pour y faire face. L’agenda stratégique des dirigeants a déjà changé ; nos organisations, nos relations avec nos partenaires, nos clients, nos salariés doivent encore progresser. C’est à la fois un formidable danger, mais aussi l’occasion de rendre nos organisations plus responsables, plus vertueuses, encore plus humaines. Et ça, c’est une bonne nouvelle !
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